Kontrole zewnętrzne 2022

Audyty i kontrole 2022

Przeprowadzone audyty:

Wyniki audytu:

A)

Biuro kontroli i Audytu UMWO

Termin kontroli: 10.11.2021- 10.01.2022

Zakres kontroli: Funkcjonowanie kontroli zarządczej w obszarze realizacji obowiązków zgodnie z zapisami ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

A)
Sprawozdanie BKA-II.1720.9.2021.TS z dnia 25 maja 2022 r.

Zalecenia wydane w sprawozdaniach z przeprowadzonych zadań audytowych:

Sposób zrealizowania zaleceń:
 

A)

1.Należy dostosować stronę internetową Teatru do wymogów ustawy z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.

2. Należy przestrzegać terminu ustawowego w zakresie sporządzania, upubliczniania oraz przekazywania Raportu o stanie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z wymogami ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1062 ze zm.).

3. Na stronie internetowej Teatru im. Jana Kochanowskiego w Opolu należy zamieścić link do wniosku (zgłoszenia) dot. obsługi osób doświadczających trwale lub okresowo trudności w komunikowaniu się.

4. Należy dokonać analizy ryzyka uwzgledniającą obszar dostępności w zakresie dostępności architektonicznej; dostępności informacyjno-komunikacyjnej oraz dostępności cyfrowej.

A)

1. Teatr zobowiązuje się dostosowywać treści na stronie internetowej według wytycznych przekazanych mu w ramach audytu dostępności cyfrowej.

2. Teatr zobowiązuje się do przestrzegania terminu ustawowego w zakresie sporządzania, upubliczniania oraz przekazywania Raportu o stanie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z wymogami ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1062 ze zm.). Do 31 marca 2025 roku (kolejny termin sprawozdania).

3. Teatr przygotował wzór wniosku dot. obsługi osób doświadczających trwale lub okresowo trudności w komunikowaniu się i umożliwia jego pobranie w zakładce DOSTĘPNOŚĆ.

4. Teatr we własnym zakresie dokonał analizy ryzyka w wymienionych obszarach dostępności.

Przeprowadzone kontrole:

Wyniki kontroli:

A) Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Miasta Opola, Termin kontroli 27.01.2022. Przedmiot kontroli utrzymanie i użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem budynku Teatru przy Pl. Teatralnym 12

A) Protokół z kontroli syg. nr. WIB 0941 – 3/22 z dnia 27.01.2022  

B) Biuro kontroli UMWO, Czas trwania kontroli 8.03.2022 – 6.04.2022. Sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym nr BKA.-I.1711.5.2021.MZ z dnia 7.05.2021  

B) Wystąpienie pokontrolne z dnia 26.04.2022 dot. kontroli przedmiotowej nr BKA-RK.1711.6.2022.TB

C) Stowarzyszenie Autorów Zaiks, czas trwania kontroli 27.06.-01.07.2022. Przedmiot kontroli: przestrzeganie postanowień zawartych w umowach licencyjnych pomiędzy Stowarzyszeniem Autorów ZAiKS a Teatrem im. Jana Kochanowskiego z siedzibą w Opolu

C) Protokół z dnia 1.07.2022  

D) Najwyższa Izba Kontroli Delegatura NIK w Opolu, Czas trwania 4.05.2022 – 14.10.2022. Przedmiot kontroli:

1)planowanie i przygotowanie do realizacji inwestycji

2)wybór wykonawcy inwestycji

3) przebieg inwestycji i nadzór nad realizacją procesów inwestycyjnych

4) utrzymanie stanu technicznego obiektów budowlanych

5) wydatkowanie i rozliczanie środków publicznych na inwestycję

Okres, którego kontrola dotyczy to lata 2010-2022 (do czasu zakończenia czynności kontrolnych) z wykorzystaniem dowodów sporządzonych przed tym okresem.

D) Wystąpienie pokontrolne z dnia 14.10.2022 r.

E)Zakład Ubezpieczeń Społecznych oddział Opole. Czas trwania kontroli 20.07.2022-29.07.2022 przerwana na okres urlopowy od dnia 1.08.2022-12.09.2022 i wznowiona w terminie 13.09.2022-26.09.2022. Przedmiot kontroli:

1)Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

2.Ustalanie uprawnień do świadczweń z ubezp. społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.

3.Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe

4. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych

5. Prawidłowość i rzetelność danych przekazywanych do ZUS we wniosku o świadczenie postojowe na podstawie ustawy z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych

6. Prawidłowość i rzetelność danych przekazywanych do ZUS we wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacania składek złożonego na podstawie ustawy z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

E) Protokół kontroli znak pisma 242022020024PRO001 / znak sprawy 242022050024

F)Państwowa Inspekcja Pracy. Czas trwania kontroli 10,18,25,29.11.2022. Przedmiot kontroli:

Przestrzeganie przepisów prawa pracy i bhp oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia.

F) Protokół kontroli z dnia 29.11.2022 oraz wystąpienie z dnia 30.11.2022 i nakaz z dnia 30.11.2022.

Sposób zrealizowania zaleceń:

A) Ustalenia kontroli:

1) wystąpienie przecieków dachu umiejscowionych na zasceniu Dużej Sceny. 

2) Brak wentylacji grawitacyjnej w pomieszczeniach 221, 222, 224, 225 oraz brak właściwego ciągu kominowego w biurze dyrektorów.

3) brak na dolnych stopniach schodów zewnętrznych zlokalizowanych od str. przedszkola okładzin zewnętrznych w postaci płytek ceramicznych.

A)

1) usunięto nieszczelności dachu budynku Teatru nad zasceniem Dużej Sceny wynikłe po przeprowadzonej inwestycji w części dotyczącej realizacji wentylacji mechanicznej. Roboty te zostały wykonane przez Wykonawcę usunięte (w ramach gwarancji/ rękojmi za wady na wykonanie przedmiotu umowy). Niemniej jednak z uwagi na powtarzający się problem z przeciekaniem dachu nad zapleczem Dużej Sceny, ta część budynku jest  pod stałą obserwacją pracowników Teatru. W razie pojawienia się kolejnych przecieków fakt ten zostanie ponownie zgłoszony do Wykonawcy zgodnie z warunkami umowy

2) Wentylację grawitacyjną zamontowano w wyszczególnionych pomieszczeniach do dnia 30.06.2022

3) Pozostałe zalecenia są usuwane na bieżąco w ramach całorocznego budżetu.

B)

1) Dokonać weryfikacji księgi inwentarzowej obejmującej niskocenne przedmioty majątku pod kątem prawidłowości ich zakwalifikowania do środków trwałych o których mowa art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. W przypadku, gdy przedmiot majątku nie spełnia definicji środka trwałego, o której mowa powyżej, dokonać stosownych zapisów w księdze inwentarzowej oraz w księgach rachunkowych.

2) Uzupełnić zapisy obwiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej o stwierdzone w pkt. 7 niniejszego wystąpienia uchybienia.

3) W przypadku prowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury wspomaganej informatycznie określić w Instrukcji inwentaryzacyjnej zasady jej przeprowadzenia, wyceny i rozliczenia końcowego, w tym dokumentowania przebiegu spisu z natury. w przypadku sporządzania dokumentów spisowych w formie elektronicznej określić w instrukcji inwentaryzacyjnej zasady ich sporządzania wyceny i rozliczenia końcowego.

4) Inwentaryzację rekwizytów zewidencjonowanych na koncie 092-3-01 – „Rekwizyty” realizować w taki sposób, aby możliwa była realizacja zapisów art. 27 ustawy o rachunkowości w zakresie powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych.

5) Arkusze spisu z natury wypełniać zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji inwentaryzacyjnej stosowanej w Teatrze, a w szczególności z zapisami określonymi w par. 5 ust. 2. Określić daty dokonania spisu, wskazać pola spisowe.

6) Zaprzestać dokonywania wyceny arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu z  natury, a wyceny dokonywać przez pracowników księgowości.

7) W dokumentacji z przebiegu inwentaryzacji zamieszczać informacje dot. rozliczenia inwentaryzacji, jak również stanu księgowego inwentaryzowanych składników i stanu fizycznego wynikającego ze spisu, potwierdzenia salda lub weryfikacji salda. Dokumentować przeprowadzenie inwentaryzacji realizowanej drogą potwierdzenia sald.

B)

Ad. 1.  Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu zobowiązał się do dokonania weryfikacji księgi inwentarzowej obejmującej niskocenne przedmioty majątku

Ad. 2. Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu dokonał aktualizacji Instrukcji inwentaryzacyjnej z uwzględnieniem polecenia 2 poprzez wprowadzenie Zarządzenia nr 19/2022 z dnia 4.05.2022 r.

Ad. 3. Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu dokonał aktualizacji Instrukcji inwentaryzacyjnej z uwzględnieniem polecenia 3 poprzez wprowadzenie Zarządzenia nr 19/2022 z dnia 4.05.2022 r.

Ad. 4. Konto 092 – 3 – 01 zostało rozdzielone w taki sposób, aby można było zweryfikować stan konta z wynikami inwentaryzacji rekwizytów małogabarytowe oraz rekwizytów  wielkogabarytowych.

Ad. 5. Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu zobowiązuje się do stosowania do zalecenia.

Ad. 6. Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu zobowiązuje się do stosowania do zalecenia.

Ad. 7. Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu dokonał aktualizacji Instrukcji inwentaryzacyjnej z uwzględnieniem polecenia 7 poprzez wprowadzenie Zarządzenia nr 19/2022 z dnia 4.05.2022 r.

C)

Brak zaleceń

C)

Brak zaleceń

D)

Wnioski wynikające z wystąpienia pokontrolnego:

1.Usunięcie nieprawidłowości technicznych wykonanych robót budowlanych i związanych z nimi zagrożeń lub utrudnień w użytkowaniu budynku poprzez:

a/ kontrastowe oznaczenie skrzydeł drzwiowych wykonanych z przeźroczystych tafli szkła,

b/ wykonanie balustrad przy schodach betonowych prowadzących do wejść elewacji południowej,

c/ wykonanie balustrad od przestrzeni otwartej tarasów przy elewacji południowej,

d/ fizycznie zabezpieczenie drzwi sześciu skrzydeł szklanych drzwi pivotowych wychodzących na stromą skarpę trawiastą przed wykorzystywaniem ich do wychodzenia/wchodzenia z/do budynku.

e/ doprowadzenie dojść technologicznych w suterenach do wymaganych parametrów albo uzyskanie odstępstw i określenie warunków bezpiecznego ich użytkowania.

2.niezwłoczne dochodzenie należności z tytułu kar umownych.

3. Uzupełnienie książki obiektu budowlanego o zapisy dotyczące zerwania poszycia dachu oraz przeprowadzenie kontroli bezpiecznego użytkowania obiektu po uszkodzeniu budynku

4. Wprowadzenie rozwiązań technicznych lub/i organizacyjnych zapewniających możliwość korzystania z pochylni dla osób niepełnosprawnych w każdym czasie, gdy teatr jest otwarty dla gości i klientów kawiarni w foyer.

D)

W zakresie stwierdzonych nieprawidłowości:

- pkt. 3 – wpis do Książki obiektu został uzupełniony,

- pkt. 4 – dzwonek przy pochylni dla osób niepełnosprawnych zamontowany.

W dni 7 listopada 2022, Teatr przesłał umotywowane zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego w zakresie punktów 1 i 2 do Najwyższej Izby Kontroli Delegatura w Opolu.

Na dzień 9.01.2023 o godz. 9:00 w gmachu NIK w Warszawie  zostało zaplanowane  posiedzenie Zespołu Orzekającego Komisji Rozstrzygającej w Najwyższej Izbie Kontroli, w celu rozpatrzenia zaostrzeń zgłoszonych przez Pana Dyrektora Teatru. Im. Jana Kochanowskiego w Opolu do wystąpienia pokontrolnego z dn. 14.10.2022.

E)

W toku kontroli ustalono konieczność dokonania korekt miesięcznych deklaracji składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli zgodnie z zestawieniami różnic miesięcznych w zakresie składek.

E)

Zalecenie wykonano.

F)

Zalecenia zgodnie z Wystąpieniem:

1. Przechowywanie w aktach pracowników skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych , okresowych i kontrolnych badań lekarskich

2.Potwierdzanie daty odbycia instruktażu ogólnego oraz instruktarzu stanowiskowego przez pracownika na piśmie – w karcie szkolenia wstępnego przechowywanej w aktach osobowych pracownika

3.Zamieszczanie w umowach o pracę pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, dopuszczalnej liczby godzin ponad określony w umowie  wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹  §1. Kodeksu Pracy.

4. Zaprowadzenie akt osobowych z podziałem na 4 części: A, D, C, D dla wskazanego pracownika.  

5. Założenie części D akt osobowych dla wskazanego pracownika.

Zalecenia zgodnie z Nakazem:

1.Oznaczyć barwami bezpieczeństwa schody prowadzące do Dużej Sceny.

2.Usunąć ubytki wykładziny położonej w części biurowej budynku teatru.

F)

Zalecenia zgodnie z Wystąpieniem:

1.Teatr zobowiązał się do stosowania do zalecenia.

2. Teatr zobowiązał się do stosowania do zalecenia.

3. Teatr zobowiązał się do stosowania do zalecenia.

4. Wykonano

5. Wykonano

Zalecenia zgodnie z Nakazem:

1.Wykonano.

2. Wykonano, Teatr zadeklarował do dnia 30.06.2023 wymianę całej wykładziny we wskazanym miejscu.